Was gehört in die interne Kommunikation zum Start eines Gesundheitsprogramms?

Vier Aussagen müssen ankommen: was das Angebot ist, dass die Teilnahme freiwillig ist, was mit den Daten geschieht und wie man sich anmeldet. Alles andere ist Beiwerk. Die Reihenfolge und der Absender entscheiden darüber, ob die Belegschaft die Nachricht ernst nimmt.

Der Absender zählt mehr als der Text

Eine Ankündigung aus der Geschäftsführung signalisiert, dass das Angebot gewollt ist. Eine gemeinsame Information von Personalabteilung und Betriebsrat signalisiert, dass es keine Falle ist. Beides zusammen wirkt stärker als jede einzelne Nachricht. Wenn der Betriebsrat nicht mitzeichnet, fragen sich Beschäftigte, warum nicht.

Freiwilligkeit muss ausdrücklich dastehen

Schreiben Sie hin, dass die Teilnahme freiwillig ist und dass weder Teilnahme noch Nichtteilnahme arbeitsrechtliche Folgen hat. Das klingt selbstverständlich und ist es für die Belegschaft nicht. Solange dieser Satz fehlt, unterstellen manche eine Absicht, die niemand hat.

Datenschutz in drei Sätzen

Wer sieht welche Daten? Bekommt der Arbeitgeber etwas zu sehen, und wenn ja, in welcher Form? Wie lange werden die Daten gespeichert? Drei Sätze reichen, wenn sie konkret sind. Ein Verweis auf eine Datenschutzerklärung ersetzt sie nicht.

Die Reihenfolge, die sich bewährt

Zuerst eine kurze Ankündigung, dass etwas kommt, ohne Details. Dann die eigentliche Information mit den vier Aussagen. Dann eine Gelegenheit, das Angebot vor der Entscheidung anzusehen oder auszuprobieren. Erst danach die Anmeldung. Wer die Anmeldung an den Anfang stellt, verlangt eine Entscheidung von Menschen, die noch nicht wissen, worüber sie entscheiden.

Die Kanäle richten sich nach der Belegschaft

In Unternehmen mit Produktion erreicht eine E-Mail einen Teil der Belegschaft nicht. Aushang, Lohnzettelbeilage, Info in der Schichtübergabe und ein Stand in der Kantine erreichen andere Gruppen. Als Faustregel: zwei Kanäle je Zielgruppe, und der Zeitpunkt so abgestimmt, dass niemand die Nachricht als Letzter erfährt.

Führungskräfte brauchen einen eigenen Vorlauf

Teamleitungen werden gefragt, sobald die Information heraus ist. Wenn sie selbst nichts wissen, entsteht der Eindruck, das Angebot sei nicht abgestimmt. Ein kurzer Vorlauf mit den zu erwartenden Fragen und den Antworten darauf kostet wenig und wirkt stark.

Formulierungen, die Vertrauen kosten

Vermeiden Sie alles, was nach Bewertung klingt. Sätze über den Zustand der Belegschaft, Appelle zur Eigenverantwortung und Zahlen zum Krankenstand lesen sich als Vorwurf. Vermeiden Sie außerdem Versprechen über Wirkungen. Was ein Angebot bewirkt, hängt von vielem ab, und ein enttäuschtes Versprechen wirkt länger nach als ein zurückhaltender Satz.

Nach dem Start weiterreden

Eine verbreitete Lücke: Es gibt eine Startkommunikation und danach nichts mehr. Planen Sie zwei kurze Nachrichten ein, eine, sobald der Anfangsschwung nachlässt, und eine im weiteren Verlauf. Sie halten das Angebot präsent und geben denen eine zweite Gelegenheit, die beim ersten Mal nicht dazu kamen.

Welche Unterlagen ein betriebliches Rückenangebot für die interne Kommunikation mitbringt, steht auf der Seite zu Wellenpuls Rückenfrei.